ثبت دائمي اسناد
تجميع، نگهداري و حفاظت از اسناد كاغذي همواره به عنوان يكي از مهمترين دغدغه هاي مديران عامل و صاحبان كسب و كار هاست. از اين رو هميشه به دنبال راهي آسوده براي رفع اين مشكل و در عين حال ايجاد محيطي امن براي اسناد و مدارك خود بوده اند. ثبت دائمي اسناد يكي از مهمترين فرايند هايي است كه مي تواند در حل اين معضل كمك هاي شاياني داشته باشد. از اين رو مي توان گفت كه ديجيتال سازي نه تنها به عكس ها و فيلم ها بلكه به اسناد و مدارك در سازمان ها و ادارات نيز نفوذ كرده است. با ثبت دائمي اسناد مي توان به بسياري از امور دست پيدا كرد. علاوه بر ايجاد شرايطي امن، در هزينه هاي نگهداري از اين اسناد نيز صرفه جويي هايي را اعمال كرد.
نرم افزار آرشيو و مديريت اسناد
بهترين شيوه براي ديجيتال سازي اساد و مدارك استفاده از سيستم هاي رايانه اي است. به اين صورت كه با بهره گيري از يك نرم افزار آرشيو و مديريت اسناد مي توان شرايي را ايجاد كرد تا اساد كاغذي از تمامي خطرات و عامل خارجي و فيزيكي در امان باشند. اين نرم افزار ها با ايجاد دسترسي هاي محدود به افراد، امكان جستجوي سريع اسناد و مدارك و نگهداري از آنها در فضاي ابري و يا فيزيكي بسيار كوچك اين امكان را براي مديران عامل و صاحبان كسب و كار ها فراهم كرده است كه از ايمني اسناد و مدارك خود و مشتريان و اربابان رجوع اطمينان حاصل كنند. از سوي ديگر به افراد اين امكان را مي دهد تا در سريع ترين زمان به اسناد ذخيره شده دست پيدا كنند.
OCR چيست ؟
شايد ساده ترين تعريفي كه ميتوان براي مفهوم اينكه OCR چيست اين باشد كه آن را اينگونه تعريف كرد : نرم افزاري كه نوشته هاي چاپي را پردازش و آن را به كاراكترهايي مبدل ميكند كه پردازش آن براي كامپيوتر ممكن باشد. اين روزها اين فناوري جايگاه خود را از نظر كاربردي پيدا كرده است. در طي فرآيند OCR عكس يك متن به يك فايل متني قابل ويرايش در نرم افزارهاي متداول ( مانند آفيس و….) ميگردد و باعث مي شود دست افراد در انجام بسياري از فرآيندها باز بماند .
مزايا و كاربردهاي او سي آر فقط محدود به گرفتن خروجي فايل متني براي اديت كردن نيست و كاربردهاي فراوان ديگري نيز با خود به همراه دارد كه از جمله مهم ترين آن ها تبديل متن به صوت است و از آن مي توان براي كتاب هاي صوتي كه قابليت نمايش متن را نيز دارا هستند استفاده كرد اين ويژگي براي افراد نابينا مي تواند فوق العاده باشد. همچنين اين روش براي نرم افزارهاي متداول تبديل دست خط به نوشته هاي تايپي كاربرد دارد.
- سه شنبه ۰۴ آذر ۹۹ ۱۸:۰۴ ۴۴ بازديد
- ۰ نظر
