مديريت اسناد

نرم افزار آرشيو اسناد

نرم افزار آرشيو اسناد ، خلاصه به يك يا دو نرم افزار خاص نمي شود بلكه داراي تنوع بسيار زيادي در اين موارد مي باشد. اين نرم افزار ها شايد داراي رابط كاربري متفاوت با يكديگر باشند اما داراي ويژگي هاي خاص و مشتركي هستند كه از اين نظر تقريبا همگي مشابه همديگرند. در ادامه ما برخي از ويژگي هاي مهم و كليدي كه تقريبا در تمام اين نرم افزارها مشتركند را بررسي مي كنيم. اين نرم افزار هاي مديريتي داراي ويژگي هاي بسيار زيادي هستند كه براي برخي از شركت ها و ادارات مفيد و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بايگاني اسناد چه فيزيكي چه ديجيتالي
• عدم محدوديت در تعداد اسناد قابل بايگاني
• امكان تعريف دسته ها و فولدر بندي بي شمار
• امكان تعريف دسترسي در سطوح مختلف بصورت نامحدود
• قابليت ايجاد ساختار شاخه اي از يك بايگاني به بايگاني ديگر
• داراي ابزارهايي براي كپي كردن يك دسته بندي از يك بايگاني براي بايگاني ديگر ، جهت صرفه جويي در زمان

نرم افزار مديريت اسناد

مواردي كه به آن ها اشاره شده تقريبا تمامي موارد كليدي هستند كه در تمام انواع نرم افزار مديريت اسناد مشتركند و امكانات خروجي مشابهي ارائه مي كنند اما چيزي كه تفاوت ايجاد ميكند رابط كاربري و همچنين قابليت هاي جزيي متفاوت و مختص هر نرم افزار است كه ما را براي استفاده از يك نرم افزار ترغيب ميكند. براي دريافت راهنمايي بيشتر در مورد آرشيو و بايگاني با ما تماس بگيريد.

آرشيو و بايگاني اسناد اداري، حقوقي و مالي در شركت هاي مختلف حائز اهميت است. آرشيو شن اسناد به صورت ديجيتال يا به عبارتي ديجيتال سازي اسناد و مدارك مي تواند تاثير بسيار زيادي بر روند بايگاني و دسترسي به اين مدارك را دارا باشند. يكي ديگر از مواردي كه در اين فرايند بسيار موثر خواهد بود را مي توان استفاده از نرم افزار آرشو و بايگاني  اسناد دانست. با استفاده از اين نرم افزار ها روند دسترسي به محتواهاي بايگاني شده به سادگي و در كوتاه ترين زمان طي خواهد شد.

مديريت اسناد

در عصر امروز به طور ميانگين افراد مجبور به مديريت حجم زيادي از فايل هاي ديجيتالي هستند. اگر مطمئن نيستيد كه چگونه بهترين روش براي ذخيره و مديريت فايلهاي خود را پيدا كنيد، تنها نيستيد. با در نظر گرفتن مهم ترين نكات اسكن مدارك سريع از شر موضوع نگهداري و مديريت فايل ديجيتال خلاص شويد.

هرشخصي كه با حجم بالايي از فايل هاي ديجيتال كار مي كند بايد يك سيستم مديريتي داشته باشد. اين سيستم مديريت اسناد مشخص مي كند كه يك فايل خاص چگونه ذخيره و يا بازيابي شود. بهتر است در اين سيستم پارامتر هاي مختلفي را در نظر بگيريد، از جمله تاريخ ايجاد فايل، فايل هاي مرتبط، و ساير مشخصات ديگر كه مي تواند به شما در پيدا كردن آن فايل در آينده كمك كند.

ثبت دائمي اسناد

تجميع، نگهداري و حفاظت از اسناد كاغذي همواره به عنوان يكي از مهمترين دغدغه هاي مديران عامل و صاحبان كسب و كار هاست. از اين رو هميشه به دنبال راهي آسوده براي رفع اين مشكل و در عين حال ايجاد محيطي امن براي اسناد و مدارك خود بوده اند. ثبت دائمي اسناد يكي از مهمترين فرايند هايي است كه مي تواند در حل اين معضل كمك هاي شاياني داشته باشد. از اين رو مي توان گفت كه ديجيتال سازي نه تنها به عكس ها و فيلم ها بلكه به اسناد و مدارك در سازمان ها و ادارات نيز نفوذ كرده است. با ثبت دائمي اسناد مي توان به بسياري از امور دست پيدا كرد. علاوه بر ايجاد شرايطي امن، در هزينه هاي نگهداري از اين اسناد نيز صرفه جويي هايي را اعمال كرد.

نرم افزار آرشيو و مديريت اسناد

بهترين شيوه براي ديجيتال سازي اساد و مدارك استفاده از سيستم هاي رايانه اي است. به اين صورت كه با بهره گيري از يك نرم افزار آرشيو و مديريت اسناد مي توان شرايي را ايجاد كرد تا اساد كاغذي از تمامي خطرات و عامل خارجي و فيزيكي در امان باشند. اين نرم افزار ها با ايجاد دسترسي هاي محدود به افراد، امكان جستجوي سريع اسناد و مدارك و نگهداري از آنها در فضاي ابري و يا فيزيكي بسيار كوچك اين امكان را براي مديران عامل و صاحبان كسب و كار ها فراهم كرده است كه از ايمني اسناد و مدارك خود و مشتريان و اربابان رجوع اطمينان حاصل كنند. از سوي ديگر به افراد اين امكان را مي دهد تا در سريع ترين زمان به اسناد ذخيره شده دست پيدا كنند.

OCR چيست ؟

شايد ساده ترين تعريفي كه ميتوان براي مفهوم اينكه OCR  چيست اين باشد كه آن را اينگونه تعريف كرد : نرم افزاري كه نوشته هاي چاپي را پردازش و آن را به كاراكترهايي مبدل ميكند كه پردازش آن براي كامپيوتر ممكن باشد. اين روزها اين فناوري جايگاه خود را از نظر كاربردي پيدا كرده است. در طي فرآيند OCR عكس يك متن به يك فايل متني قابل ويرايش در نرم افزارهاي متداول ( مانند آفيس و….) ميگردد و باعث مي شود دست افراد در انجام بسياري از فرآيندها باز بماند .

مزايا و كاربردهاي او سي آر فقط محدود به گرفتن خروجي فايل متني براي اديت كردن نيست و كاربردهاي فراوان ديگري نيز با خود به همراه دارد كه از جمله مهم ترين آن ها تبديل متن به صوت است و از آن مي توان براي كتاب هاي صوتي كه قابليت نمايش متن را نيز دارا هستند استفاده كرد اين ويژگي براي افراد نابينا مي تواند فوق العاده باشد. همچنين اين روش براي نرم افزارهاي متداول تبديل دست خط به نوشته هاي تايپي كاربرد دارد.