نرم افزار آرشيو اسناد

نرم افزار آرشيو اسناد

نرم افزار آرشيو اسناد ، خلاصه به يك يا دو نرم افزار خاص نمي شود بلكه داراي تنوع بسيار زيادي در اين موارد مي باشد. اين نرم افزار ها شايد داراي رابط كاربري متفاوت با يكديگر باشند اما داراي ويژگي هاي خاص و مشتركي هستند كه از اين نظر تقريبا همگي مشابه همديگرند. در ادامه ما برخي از ويژگي هاي مهم و كليدي كه تقريبا در تمام اين نرم افزارها مشتركند را بررسي مي كنيم. اين نرم افزار هاي مديريتي داراي ويژگي هاي بسيار زيادي هستند كه براي برخي از شركت ها و ادارات مفيد و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بايگاني اسناد چه فيزيكي چه ديجيتالي
• عدم محدوديت در تعداد اسناد قابل بايگاني
• امكان تعريف دسته ها و فولدر بندي بي شمار
• امكان تعريف دسترسي در سطوح مختلف بصورت نامحدود
• قابليت ايجاد ساختار شاخه اي از يك بايگاني به بايگاني ديگر
• داراي ابزارهايي براي كپي كردن يك دسته بندي از يك بايگاني براي بايگاني ديگر ، جهت صرفه جويي در زمان

نرم افزار مديريت اسناد

مواردي كه به آن ها اشاره شده تقريبا تمامي موارد كليدي هستند كه در تمام انواع نرم افزار مديريت اسناد مشتركند و امكانات خروجي مشابهي ارائه مي كنند اما چيزي كه تفاوت ايجاد ميكند رابط كاربري و همچنين قابليت هاي جزيي متفاوت و مختص هر نرم افزار است كه ما را براي استفاده از يك نرم افزار ترغيب ميكند. براي دريافت راهنمايي بيشتر در مورد آرشيو و بايگاني با ما تماس بگيريد.

آرشيو و بايگاني اسناد اداري، حقوقي و مالي در شركت هاي مختلف حائز اهميت است. آرشيو شن اسناد به صورت ديجيتال يا به عبارتي ديجيتال سازي اسناد و مدارك مي تواند تاثير بسيار زيادي بر روند بايگاني و دسترسي به اين مدارك را دارا باشند. يكي ديگر از مواردي كه در اين فرايند بسيار موثر خواهد بود را مي توان استفاده از نرم افزار آرشو و بايگاني  اسناد دانست. با استفاده از اين نرم افزار ها روند دسترسي به محتواهاي بايگاني شده به سادگي و در كوتاه ترين زمان طي خواهد شد.

مديريت اسناد

در عصر امروز به طور ميانگين افراد مجبور به مديريت حجم زيادي از فايل هاي ديجيتالي هستند. اگر مطمئن نيستيد كه چگونه بهترين روش براي ذخيره و مديريت فايلهاي خود را پيدا كنيد، تنها نيستيد. با در نظر گرفتن مهم ترين نكات اسكن مدارك سريع از شر موضوع نگهداري و مديريت فايل ديجيتال خلاص شويد.

هرشخصي كه با حجم بالايي از فايل هاي ديجيتال كار مي كند بايد يك سيستم مديريتي داشته باشد. اين سيستم مديريت اسناد مشخص مي كند كه يك فايل خاص چگونه ذخيره و يا بازيابي شود. بهتر است در اين سيستم پارامتر هاي مختلفي را در نظر بگيريد، از جمله تاريخ ايجاد فايل، فايل هاي مرتبط، و ساير مشخصات ديگر كه مي تواند به شما در پيدا كردن آن فايل در آينده كمك كند.

اصول اسكن تصاوير

اسكن و بايگاني اسناد و مدارك جهت ايجاد يك آرشيو ديجيتال يا ميكروفيلم داراي فوايد و اثرات بسيار زيادي است كه در مطالب پيشين وب سايت به بررسي تمامي اين فوايد پرداخته ايم. همچنين ياد آور شديم كه بايگاني اسناد براي تمامي دفاتر حقوقي، پزشكي، ادارت و شركت هاي خصوصي و دلوت انجام ميگيرد. اما گاه در ميان اين اساد و مدارك تصاوير وجود دارند كه به همراه پروند بايد در بايگاني مربوط ذخيره شوند.

از اين رو بسياري از افراد بر اين باورند كه استفاده از نرم افزار هاي اسكن و بايگاني ديجيتال مي تواند به اين تصاوير آسيب وارد كرده و يا مانع از ايجاد آرشيوي دقيق و  مناسب شود.

اما شركت آسان بايگان پارسي يه عنوان برترين شركت ارائه دهنده خدمات اسكن اسناد و تصاوير، داراي تاييديه از ديوان محاسبات كشوري به مخاطبان خود اين نويد را مي دهد كه استفاده از نرم افزار هاي بروز و ناسب براي اسكن تصاوير اين امكان را فراهم كرده است تا تصاوير موجود در پرونده هاي حقوقي، پزشكي، اداري و شركتي به خوبي در بايگاني هاي ديجيتال ذخيره شده و از كيفيت آن ها كاسته نشود.

در آسان بايگان پارسي با خدمات بسيار متنوعي همراه شما خواهيم بود.

• اسكن اسناد و مدارك
• اسكن عكس و تصوير
• بايگاني ديجيتال
• بايگاني ميكروفيلم

ظهور دائمي اسناد

اسناد و مدارك سازمان ها و ادارات داراي اولويت بندي ها و درجه بندي اهميت بوده و همواره نگه داري و دسترسي به آنها امري دشوار طلقي مي شده است. از اين رو ظهور دائمي اسناد و استفاده از نرم افزار هاي اسناد و مدارك امكاني را فراهم كرده است كه اين اوليت بندي به خوبي رعايت شده و افراد با محدوديت هاي دسترسي به اين مدارك امكان استفاده از سيستم هاي آرشيوي را دارا  باشند.

ظهور دائمي اسناد به كاربران و مديران عامل اين امكان را مي دهد تا با ايجاد دسترسي هاي محدود و ذخيره سازي اسناد و دارك خود در محيطي امن از آنها با خوبي مراقبت كنند. بايد اين نكته را نيز به خاطر داشت كه استفاده از سيستم هاي مديريت داراي آموزش هايي است كه تكنسين هاي شركت آسان بايگان پارسي در هنگام نصب به كاربران و مديران عامل آموزش خواهند داد.